办公自动化迅速发展，大量的电子文件如何管理、归档？文书部门、档案工作者十分关注。
1996年9月中旬国家档案局成立了一个电子文件研究领导小组，下设办公室，开始了这项工作的研究。两年来，形成了一些初步成果。1998年8月下旬国际档案理事会电子文件现代文件管理委员会年会和档案保护技术委员会研讨会同时在北京举行，专家认为有三个方面需要注意。
1、适应新技术，注意实用性。
要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。不能说，我现在还不懂，你也慢慢来。那就保护了落后。
还要牢牢把握住档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命：“维护档案完整和安全，方便社会各方面的利用。”这是档案法所规定的。要注意三个问题：一是维护好文件、档案的原始性，使其具有凭证作用和法律效力，不然就没有档案可言；二是最大限度地延长档案的寿命，相当一部分档案需要永久保存，在科学方法没有找到之前，先要采取行政手段达到这个目的；三是兼容、通用性，也就是统一标准问题。我们要在电子文件、档案的生成、传输、保管、利用等各个环节中切实保障文件、档案的安全和便于社会各方面利用的工作。
2、把握好电子文件、电子档案的特性。
首先，它是文件、档案，具有文件、档案的一般特征和性能。管理文件、档案的一些带规律性的工作、原则、完整系统性要求等一般都是适用的。绝不能把原来一些行之有效的办法简单取消。
其次，电子文件、电子档案与纸质文件、档案不同，它依赖于机器，按数字编码，在机器上形成，机器上传输，机器上利用，在机器上可以随意增删改动等等。这样一些特点，使文件的生成、积累、整理、保管、归档以及今后向档案馆移交等工作与纸制载体的文件大不相同，必须按照这样一些特点和档案工作基本要求来考虑和寻求管理办法。
3、实行双轨制：纸质文件与电子文件长期并存，双轨运行。
为了方便电子文件的利用、永久保存和维护其原始性，在一个机关，物理归档与逻辑归档可以并行；电子文件与纸质文件可以互相转化。也就是说，一些需要长期、永久保存和维护其原始性的电子文件，需要及时转换成纸质文件，脱机保存（这样还可以减少机型变化后，不能适用的后顾之忧）；为了方便利用、传输和联网，一些纸质档案有必要转换为电子文件。纸质文件、档案与电子文件、档案的这种互相转化，将是长期的，但向档案馆移交的档案，应该是物理的（如纸质、光盘、磁带等），不是逻辑的。
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